Assinatura digital inválida: print vale e como evitar assinar o PDF errado?

Uma assinatura digital ou eletrônica não fica automaticamente inválida só por ser feita online. O problema costuma surgir quando o arquivo assinado não é o documento final, o PDF é alterado depois da assinatura, existe apenas um print da tela ou não há elementos suficientes para comprovar quem assinou, o que foi aprovado e quando isso ocorreu. Em termos práticos, o print pode até servir como indício, mas não substitui o arquivo eletrônico original com os dados de validação.

A validade deve ser analisada em conjunto: identidade do signatário, manifestação de vontade, integridade do documento, nível de assinatura exigido para o ato e capacidade de provar esses elementos posteriormente.

O que significa uma assinatura digital inválida?

Em geral, a expressão aparece quando um sistema de validação informa que a assinatura foi reprovada, o certificado não é confiável ou o conteúdo do documento foi modificado. Isso não significa necessariamente que todo o contrato deixou de existir, mas indica que a assinatura perdeu sua principal função: vincular o signatário àquele conteúdo específico.

A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A simples identifica o signatário e associa dados a outros dados eletrônicos. A avançada precisa oferecer maior segurança sobre autoria e integridade, além de permitir detectar alterações posteriores. A qualificada utiliza certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil e tem o nível mais elevado de confiabilidade previsto na lei.

Print de assinatura vale como prova?

Um print pode ser apresentado como elemento de prova, mas normalmente é uma prova mais fraca do que o documento eletrônico original. A imagem mostra apenas o que estava visível na tela. Ela não permite, sozinha, verificar a cadeia de certificação, o certificado utilizado, o resumo criptográfico do arquivo, a data de assinatura, eventuais carimbos do tempo ou se o documento foi alterado depois.

O risco é ainda maior quando o print mostra apenas uma rubrica, uma assinatura desenhada ou a mensagem “documento assinado”, sem o arquivo assinado e sem relatório de validação. Uma imagem pode ser recortada, copiada ou inserida em outro documento. Por isso, o ideal é conservar o PDF original, o relatório ou comprovante de assinatura, os registros de autenticação e as comunicações relacionadas ao processo.

O Código de Processo Civil admite a identificação da autoria por meio eletrônico e determina que o valor probante do documento eletrônico seja apreciado conforme o caso. Isso reforça a diferença entre ter uma imagem da assinatura e conseguir demonstrar a autenticidade e a integridade do documento completo.

Principais erros que invalidam ou enfraquecem a assinatura

1. Assinar uma versão diferente da que foi negociada

Esse é um dos erros mais comuns em empresas e departamentos de RH. O usuário recebe várias versões do contrato, salva arquivos com nomes parecidos e assina um PDF desatualizado. Mesmo que a assinatura seja tecnicamente válida, ela estará vinculada ao conteúdo daquele arquivo, não à versão discutida por e-mail ou WhatsApp.

Antes de enviar o documento, confira título, número da versão, data, anexos, valores, nomes das partes e páginas. Se houver alteração relevante, gere um novo PDF e reinicie o fluxo de assinatura.

2. Editar ou juntar páginas depois de assinar

Alterar uma cláusula, inserir uma página, remover um anexo ou recomprimir o PDF depois da assinatura pode romper a integridade criptográfica. Em muitos casos, o leitor de PDF exibirá uma mensagem de assinatura inválida ou informará que o documento foi modificado.

Não use editores para “corrigir” um documento já assinado. Se houver erro, cancele o fluxo, corrija o arquivo original e assine novamente.

3. Confundir imagem de assinatura com assinatura eletrônica

Inserir uma foto ou imagem da assinatura manuscrita em um PDF não é o mesmo que realizar uma assinatura eletrônica. A imagem não prova, por si só, quem inseriu o arquivo nem impede alterações posteriores.

Uma plataforma de assinatura pode usar autenticação por e-mail, código, senha, documento de identificação ou outros fatores. O nível de segurança dependerá do método usado e das evidências geradas.

4. Não verificar certificado, identidade ou poderes de representação

Uma assinatura pode ser contestada quando o signatário não era a pessoa indicada, usou uma conta compartilhada ou não tinha poderes para representar a empresa. No caso de pessoa jurídica, verifique contrato social, procuração, ata ou outro documento que demonstre a autoridade para assinar.

Na assinatura qualificada, também é importante conferir a validade do certificado e sua cadeia de confiança. A orientação do ITI sobre os tipos de assinatura explica a diferença entre assinatura avançada e qualificada. A documentação do VALIDAR também descreve situações como assinatura aprovada, reprovada e problemas de conformidade.

5. Ignorar a exigência específica do negócio

Nem todo ato aceita qualquer nível de assinatura. Para contratos privados comuns, as partes geralmente podem escolher um meio eletrônico capaz de demonstrar autoria e integridade, salvo exigência legal ou contratual diferente. Porém, determinados atos perante órgãos públicos, registros, instituições financeiras ou atividades reguladas podem exigir assinatura avançada ou qualificada.

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil e prevê a presunção relacionada aos documentos produzidos com certificação da infraestrutura. Isso não transforma toda assinatura sem ICP-Brasil em inválida, mas mostra por que a assinatura qualificada pode ser necessária ou mais adequada em situações de maior risco.

Como assinar um PDF corretamente

1. Finalize o texto e os anexos antes de iniciar a assinatura.
2. Identifique o arquivo por versão, data e nome do negócio.
3. Confirme a identidade e, quando aplicável, os poderes de representação de cada signatário.
4. Escolha assinatura simples, avançada ou qualificada conforme o risco e a exigência do destinatário.
5. Envie o documento por um fluxo que registre autenticação, consentimento, data e integridade.
6. Baixe e guarde o PDF final, o comprovante ou relatório de validação e os registros do processo.
7. Valide o arquivo recebido antes de arquivá-lo ou encaminhá-lo para terceiros.

Checklist para PME, RH e autônomos

• O nome e o CPF ou CNPJ do signatário correspondem à parte do contrato?
• O arquivo assinado é a versão final e contém todos os anexos?
• O sistema informa que a assinatura está aprovada?
• O documento continua íntegro quando aberto em outro dispositivo?
• Existe registro de autenticação e concordância, e não apenas uma imagem?
• O destinatário ou órgão exige ICP-Brasil ou outro nível específico?

Para contratos cotidianos, uma solução de assinatura eletrônica simples no navegador pode ser suficiente quando as partes aceitam o método e o processo gera evidências adequadas. Em documentos de maior risco, vale considerar assinatura avançada ou qualificada. O ponto principal é não arquivar apenas um print: preserve o arquivo eletrônico original e todos os elementos que permitam verificar autoria, integridade e contexto da assinatura.