Quais erros fazem uma assinatura eletrônica perder força jurídica?
Veja por que uma assinatura eletrônica pode ser contestada, quando um print não basta e quais cuidados evitam assinar o arquivo errado ou deixar falhas de autoria, integridade e prova.
Uma assinatura eletrônica pode perder força jurídica quando não é possível demonstrar quem assinou, qual documento foi aceito, se o conteúdo permaneceu íntegro e se o signatário realmente teve controle do ato. Isso não significa que todo erro torne o contrato automaticamente nulo. Em muitos casos, o problema é probatório: a assinatura existe, mas fica mais difícil provar sua autoria, o consentimento ou a integridade do arquivo em uma discussão.
Para empresas, profissionais de RH, departamentos jurídicos e autônomos, os principais riscos estão em usar uma imagem da assinatura, enviar o arquivo errado, alterar o PDF depois da assinatura, compartilhar o acesso de autenticação ou guardar somente uma captura de tela. A análise deve considerar o tipo de assinatura utilizado e a qualidade das evidências que acompanham o documento.
O que a lei considera assinatura eletrônica?
A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A assinatura simples permite identificar o signatário e associar dados a outros dados em meio eletrônico. Pode ser adequada para operações de menor risco, desde que o contexto permita demonstrar a manifestação de vontade.
A assinatura avançada exige elementos adicionais, como associação unívoca ao signatário, controle exclusivo dos dados de criação e possibilidade de detectar alterações posteriores no documento. Já a assinatura qualificada utiliza certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil. O nível exigido pode depender do tipo de ato, da legislação específica, das regras do órgão envolvido e do risco da operação.
Portanto, “assinatura digital inválida” não é sinônimo de “assinatura que não usa certificado ICP-Brasil”. Uma assinatura sem certificado pode ser válida, mas sua aceitação dependerá da situação e da capacidade de demonstrar autoria, integridade e consentimento.
1. Colar uma imagem da assinatura no PDF
Inserir uma fotografia ou imagem escaneada da assinatura em um documento não oferece, por si só, uma prova confiável de que o titular assinou aquele arquivo. A imagem pode ser copiada, recortada e reutilizada em outro documento sem autorização.
Esse procedimento também não cria necessariamente um vínculo técnico entre a assinatura e o conteúdo do PDF. Se o arquivo for alterado depois, a imagem pode continuar visualmente igual, sem indicar quais páginas foram modificadas.
Uma plataforma ou processo de assinatura eletrônica mais robusto deve associar o signatário ao documento por autenticação, registrar eventos relevantes e permitir verificar a integridade do arquivo. Em operações de maior risco, pode ser recomendável utilizar assinatura avançada ou qualificada.
2. Guardar apenas um print ou uma foto da tela
Print de assinatura vale? Como regra prática, ele pode ajudar a indicar que uma etapa ocorreu, mas raramente deve ser tratado como a prova completa da assinatura. A captura de tela normalmente não preserva o arquivo original, o mecanismo de autenticação, a trilha de auditoria, o endereço eletrônico usado, os horários ou o vínculo matemático entre o documento e a assinatura.
O documento que deve ser arquivado é o arquivo eletrônico original assinado, acompanhado dos dados de validação e dos registros disponibilizados pelo processo. O serviço VALIDAR do ITI, por exemplo, informa se determinadas assinaturas podem ser verificadas e se o documento sofreu alteração após a assinatura, dentro do escopo do serviço.
O print pode ser um complemento, especialmente para registrar uma tela de confirmação, mas não deve substituir o PDF assinado nem os demais elementos de prova.
3. Assinar o PDF errado
Assinar uma versão antiga, um anexo incompleto ou um contrato diferente daquele que foi negociado é um dos erros mais comuns. Nesse caso, a assinatura pode ser tecnicamente válida, mas recai sobre um conteúdo que não corresponde à vontade das partes.
Antes de enviar o documento, confira o nome do arquivo, a versão, a data, o número de páginas, os anexos e os campos preenchidos. Evite substituir o PDF depois que alguém já assinou. Se houver qualquer alteração relevante, o procedimento mais seguro é cancelar a versão anterior, gerar um novo arquivo e coletar novamente as assinaturas.
4. Modificar o documento depois da assinatura
Editar texto, trocar páginas, inserir anexos ou reorganizar o PDF depois da assinatura pode romper a integridade do documento. Em assinaturas digitais baseadas em certificado, a alteração costuma aparecer como assinatura inválida ou como documento modificado. Em outros fluxos, a detecção dependerá dos mecanismos usados pela plataforma.
Não faça correções diretamente no arquivo assinado. Se for necessário corrigir um erro de endereço, valor, prazo ou cláusula, produza uma nova versão e registre que ela substitui a anterior. O histórico das versões também ajuda a explicar qual documento foi efetivamente aprovado.
5. Usar a conta ou o código de outra pessoa
Compartilhar senha, token, celular ou código de autenticação enfraquece a demonstração de autoria. Mesmo que o nome correto apareça no documento, outra pessoa pode ter realizado o ato. O signatário deve usar seus próprios meios de autenticação e manter sob seu controle os fatores utilizados para confirmar a assinatura.
O mesmo cuidado vale para caixas de e-mail corporativas compartilhadas. Se várias pessoas têm acesso ao mesmo endereço, o e-mail isoladamente pode não identificar quem aprovou o documento. É preferível combinar autenticação individual, registro de usuário e confirmação clara da identidade.
6. Não conferir a identidade e a capacidade de quem assina
Uma assinatura pode ser contestada quando não há evidência razoável de que o signatário era a pessoa indicada ou tinha poderes para representar a empresa. Em contratos empresariais, confira nome, CPF ou CNPJ, cargo, procuração, contrato social e limites de representação quando isso for relevante.
Para contratos de trabalho, propostas e documentos internos, a identificação deve ser coerente com os cadastros da empresa. Em atos praticados por representantes, a assinatura não substitui a verificação dos poderes de representação.
7. Ignorar a finalidade do documento
Nem todo documento pode usar o mesmo nível de assinatura. A Lei nº 14.063/2020 estabelece hipóteses específicas para o uso de assinatura qualificada em determinadas interações com o poder público e em atos previstos em lei. Também existem regras próprias para documentos de saúde, atos registrais, operações imobiliárias e outros setores.
Antes de escolher uma solução, identifique quem receberá o documento, se haverá registro em órgão público, se há dados sensíveis e qual seria o impacto de uma contestação. Para um aceite simples, a assinatura eletrônica simples pode ser suficiente. Para contratos relevantes, uma assinatura avançada pode oferecer evidências melhores. Quando a legislação exigir ou quando o risco justificar, a assinatura qualificada pode ser necessária.
Checklist para evitar uma assinatura eletrônica fraca
- Confirme a identidade de cada signatário e seus poderes de representação.
- Revise a versão final, os anexos, os valores, as datas e o número de páginas.
- Não use apenas imagem escaneada da assinatura.
- Não trate o print como substituto do arquivo original.
- Não compartilhe senha, token, celular ou código de autenticação.
- Guarde o PDF assinado, o comprovante, a trilha de auditoria e os registros de validação.
- Não edite o documento depois da assinatura; gere nova versão quando houver correção.
- Verifique se o tipo de assinatura atende à lei e ao destinatário do documento.
- Proteja os arquivos e registros contra acesso indevido, perda e alteração.
Conclusão: o problema geralmente está na prova
Uma assinatura eletrônica não deve ser avaliada apenas pela aparência do nome ou do desenho no PDF. O que fortalece o documento é o conjunto de evidências: identidade, consentimento, integridade, controle do meio de assinatura, registro dos eventos e adequação ao tipo de negócio.
Em eventual disputa, o Código de Processo Civil considera relevantes a autenticidade e a força probatória do documento particular. Por isso, o objetivo não é apenas “assinar”, mas conseguir demonstrar, depois, quem assinou, o que foi assinado e se o arquivo permaneceu intacto.